Privacy Protocol van vereniging r.k.s.v. Achilles Reek

1. Inleiding en begripsbepalingen

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) in een bestand bewaren. Dit is een aanvulling op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Hier zijn de regels opgenomen met betrekking tot de verkrijging/verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen, zoals, leden, deelnemers aan de door r.k.s.v. Achilles Reek georganiseerde evenementen en/of competities, alsmede leden en ex-leden van r.k.s.v. Achilles Reek. Een aantal begrippen zijn hierbij belangrijk:

Persoonsgegeven:

Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of een identificeerbare natuurlijke persoon, dus:, leden, en deelnemers aan de door r.k.s.v. Achilles Reek georganiseerde evenementen en/of competities en ex-leden van r.k.s.v. Achilles Reek.

Verwerken:

Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Verantwoordelijke:

Het bestuur of ieder ander die alleen of tezamen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; in dit geval de vereniging r.k.s.v. Achilles Reek.

Bewerker:

Degene die ten behoeve van het bestuur, onder diens instructie en verantwoordelijkheid, persoonsgegevens verwerkt,

Betrokkene:

Degene waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt; in dit geval de, leden, deelnemers aan de door r.k.s.v. Achilles Reek georganiseerde evenementen en/of competities.

Verstrekken:

Het bekendmaken of ter beschikking stellen van gegeven

 

2. De Wbp en AVG

De voor de r.k.s.v. Achilles Reek meest belangrijke regels met betrekking tot gegevensbescherming kunnen als volgt worden samengevat:

Wijze van verwerking

Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt indien dat geschiedt in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. 

Doelbinding

Persoonsgegevens mogen alleen worden verzameld voor welbepaalde, vooraf uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en kunnen alleen verder worden verwerkt voor doeleinden die daarmee verenigbaar zijn. 

Kwaliteit

Persoonsgegevens moeten relevant zijn voor de doeleinden waarvoor zij gebruikt worden. Daarnaast moeten persoonsgegevens nauwkeurig zijn, maar ook compleet en up-to-date.

Transparantie

De betrokkene(n), degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt, moet ten minste op de hoogte zijn van de identiteit van de verantwoordelijke en van het doel/de doeleinden van de verwerking.

Beveiliging  De persoonsgegevens moeten op een passende wijze worden beschermd. De verantwoordelijke dient in dit verband voldoende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen tegen verlies of ongeautoriseerde toegang, vernietiging, gebruik, wijziging of openbaarmaking van persoonsgegevens. 

Verantwoordelijkheid 

De verantwoordelijke voor de verwerking moet verantwoording afleggen voor het nemen van maatregelen die uitvoering geven aan de (voorgaande) vereisten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Deze vereisten kunnen onder andere worden herzien in het licht van veranderende technologieën, markten en het gedrag van gebruikers

 

PROTOCOL

Vereniging r.k.s.v. Achilles Reek zal de Wbp naleven en toezien op naleving van de wet-en regelgeving door haar leden. r.k.s.v. Achilles Reek zal zich houden aan de in dit protocol opgenomen principes en regels. Voorts zal r.k.s.v. Achilles Reek dit protocol intern kenbaar maken, aan haar leden..

 

3.  De verwerking van persoonsgegevens

Doeleinden verwerking:

Vereniging r.k.s.v. Achilles Reek verzamelt en verwerkt alleen persoonsgegevens zoals zij die door de betrokkenen t.b.v. een ordelijk verloop van de competitie zijn aangeleverd.

  1. Het voeren van de ledenadministratie van de verenging r.k.s.v. Achilles Reek , berekenen van gedifferentieerde contributie en de organisatie van de gebruikelijke verenigingsactiviteiten.
  2. Het waarborgen van de veiligheid van gegevens en het zoveel mogelijk beperken van de kans op misbruik.

Bewaartermijn

De persoonsgegevens worden door r.k.s.v. Achilles Reek niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren.

  1. De persoonsgegevens die in het kader van de ledenadministratie zijn verzameld en verkregen, worden door de vereniging in ieder geval uiterlijk twee (2) jaren nadat het lidmaatschap is beëindigd verwijderd,
  2. De persoonsgegevens die in het kader van de financiële administratie zijn verzameld en verkregen, worden door de vereniging in ieder geval zeven (7) jaren te bewaren;
  3. Indien r.k.s.v. Achilles Reek het noodzakelijk acht persoonsgegevens (verder) te verwerken voor buiten de in dit Protocol beschreven doeleinden, dan zal uitsluitend r.k.s.v. Achilles Reek de verantwoordelijke zijn voor die verwerkingen in de zin van de Wbp en AVG. Indien r.k.s.v. Achilles Reek daartoe besluit, zal zij dat zelf moeten melden bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp).

Beveiliging van persoonsgegevens

Maatregelen

Vereniging r.k.s.v. Achilles Reek doet er alles aan om de persoonsgegevens van haar /leden/ex-leden, op een zorgvuldige wijze te beschermen en te beveiligen.

  1. Het bewaren van de (leden)administratie in een met inlogcode en wachtwoord beveiligde computer. Het is om veiligheidsreden bijvoorbeeld niet toegestaan persoonsgegevens te kopiëren naar een USB-stick of een privé-computer indien dit niet noodzakelijk is voor verdere verwerking.
  2. Indien met persoonsgegevens wordt gewerkt, worden deze te allen tijde afgeschermd voor onbevoegde.
  3. Tijdens activiteiten van de vereniging mogen foto’s en video opnames door derden gemaakt worden. De vereniging neemt daar geen verantwoordelijkheid voor. Ook voor opnames op onze website zal geen toestemming van de betrokkene gevraagd worden, noch worden zij hierover ingelicht. Ouders en leden die bezwaar hebben tegen publicatie van foto’s en opnames maken dat schriftelijk kenbaar bij het bestuur.
  4. De leden hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien.
  5. De leden geven toestemming voor het gebruik van hun persoonsgegevens.
  6. De vereniging r.k.s.v. Achilles Reek heeft een beveiligde web site (SSL-certificaat).
  7. Het privacy protocol staat op de web site.
  8. Deze vind je op: https://www.achillesreek.nl/Privacy-Protocol .

Verwerkersovereenkomst(en) opstellen

Met externe gebruikers van de bestanden, zullen overeenkomsten worden opgesteld voor het gebruik van gegevens; de zogenoemde verwerkersovereenkomst. In deze overeenkomsten worden bijvoorbeeld ook afspraken gemaakt worden over het vernietigen van de gegevens na gebruik.

Verantwoordelijkheid

Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer van zowel de papieren als digitale (leden)administratie en draagt er voor zorg dat de verzameling/verkrijging, de (verdere) verwerking, het beheer en de bewaring van persoonsgegevens wordt uitgevoerd conform de Wbp en AVG, dit protocol en de overige documenten omtrent gegevensbescherming zoals deze gelden binnen de vereniging r.k.s.v. Achilles Reek

Mate van bevoegdheid

Vanwege de taken die voortvloeien uit hun functie zijn binnen r.k.s.v. Achilles Reek zijn de volgende personen bevoegd tot het inzien van en belast met de verwerking van persoonsgegevens:

  1. De voorzitter van het bestuur van r.k.s.v. Achilles Reek ten aanzien van alle binnen de vereniging te verwerken persoonsgegevens.
  2. De secretaris en penningmeester van het bestuur van r.k.s.v. Achilles Reek ten aanzien van de voor hen noodzakelijke persoonsgegevens, zoals de leden-en de financiële administratie.
  3. Wedstrijdleiding en assistenten ten aanzien van de voor hen noodzakelijke verwerking van competitiestanden en regeling wedstrijden.
  4. Overige leden van de Vereniging hebben slechts toegang tot persoonsgegevens, indien dit noodzakelijk is bij de uitvoering van een bepaalde aan hen toegewezen taak en/of indien zij hiervoor toestemming hebben gekregen van het bestuur van r.k.s.v. Achilles Reek De leden van r.k.s.v. Achilles Reek (waaronder mede verstaan de bestuursleden van r.k.s.v. Achilles Reek die inzage hebben in persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsplicht. Het bestuur van r.k.s.v. Achilles Reek ziet er, voor zover dat mogelijk is, op toe dat deze geheimhoudingsplicht door de leden wordt nageleefd.

Klachten

Binnen r.k.s.v. Achilles Reek zal een klachtenfunctionaris zijn, bij wie een betrokkene eventuele klachten kan indien over de wijze waarop door r.k.s.v. Achilles Reek met zijn of haar persoonsgegevens wordt omgegaan dan wel over de wijze waarop de Wbp wordt nageleefd. Als men niet tevreden is met het resultaat kan men zich wenden tot College Bescherming Persoonsgegevens Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag. Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

 

Niets in deze uitgave mag vermenigvuldigd of naar derden verzonden worden.